事前準備
サブドメイン部分の決定
Kinmuuではhttps://sample-univ.kinmuu.com/のようなURLで各大学のシステムにアクセスしていただきます。このサブドメイン部分（sample-univの部分）を何にするかお考えください。
SSO（シングルサインオン）の設定
SSOを利用する場合、貴学側のSSO仕様がわかる資料や申請書をご準備ください。IdP側にKinmuuを登録いただき、連携に必要な設定を行います。SSOを利用しない場合は不要です。
初期設定の実施
部課マスタの設定
システム内で利用する部課情報を登録してください。個別に登録する方法はもちろん、CSVファイルによる一括インポートに対応しています。ここで登録した部課情報と、ユーザーや雇用データが紐づきます。
ユーザーマスタの設定
システム内で利用するユーザー情報を登録してください。勤務登録を行う学生や、教職員、管理者など、システムを利用する方全員が対象になります。個別に登録する方法はもちろん、CSVファイルによる一括インポートに対応しています。ここで登録された情報をもとに、システムにアクセスできる人なのか、また、どの人でどういった権限を持っている人なのかを判定し、適切な画面へ誘導します。
雇用マスタの設定
システム内で利用する雇用情報を登録してください。勤務登録を行う学生ごとに、複数の雇用を登録することができます。また、部課や教職員個人を指定して承認者を設定することも可能です。管理者である人事担当部課の方がまとめて情報登録することが基本動作になりますが、雇用情報の管理を雇用部課や各教員に委ねる設定を行う場合には、この部分は各部課や教員が直接行うこともできるようになります。
勤務登録期間の設定
勤務登録を登録する箱となる勤務登録期間を設定してください。集計の対象期間と、それぞれの確定期限、承認期限を設定することで、利用者側や承認者側で、それらの日付に連動して動作します。また、この勤務登録期間ごとに勤怠集計データを出力することができ、毎月の給与支払い処理を行うことができます。
運用開始
確定や承認督促の実施
管理画面で、勤務登録期間ごとに、何件の勤務登録が未確定で、何件が承認完了していないかを確認できます。必要に応じて、督促メールを送信してください。画面からチェック操作をするだけで、その対象者にメールを送ることができるようになっています。また、メールテンプレートとしてあらかじめ登録しておくことで、文面を簡単に呼び出して送信することもできます。
勤怠集計データの出力
勤務登録およびその承認が完了した段階で、当該勤務登録期間の勤怠集計データを出力してください。出力したデータには雇用ごとの集計データが記載されているので、それらの情報をもとに給与計算を担っているシステムに取り込む等の作業を行います。
高度な設定でさらなる自動化
自動送信メール機能を活用することで、一定のルールで自動でメールを送信することができます。例えば、確定期限の5日前に確定督促メールを送る、承認期限の3日前に承認督促メールを送る、といったことが可能です。
こういう場合はどうしたら良いか？もどんどんお寄せください
以上がおおまかな流れになりますが、学校の数だけ運用の仕方があると思いますので、「こういう場合はどうしたら良いか？」「こういうことはできないか？」など、疑問点やご要望はお気軽にお寄せください。
また、デモンストレーションで実際に見ていただいたり、お試し期間で実際に触っていただいたりもできますので、お気軽にご相談ください。立ち上げや運用に伴う負荷を、少しでもサポートできればと思います。
