KinmuuはTA（ティーチング・アシスタント）やSA（スチューデント・アシスタント）、RA（リサーチ・アシスタント）やLA（ラーニング・アシスタント）といった、学内で雇用している学生アルバイトの勤怠管理に特化したシステムです。Kinmuuを導入することでどのようなメリットがあるかについてご紹介しています。
1. 取りまとめ業務の効率化
TAに代表される学生アルバイトの勤怠管理は、担当部課の人力で処理されていることが非常に多い分野です。対象となる人数が少ないうちはそれでも良いのかもしれませんが、TA等の人数が増えるにつれて、管理する紙やエクセルの数も増え続け、毎月、膨大な処理を行っているということも珍しくないと思います。
Kinmuuを導入することで、勤務内容がすべてクラウド上に保存され、手続きのすべてがオンライン化されます。紙やエクセルを集めるという作業が無くなることはもちろん、すべての情報が一箇所に自動的に集まって管理できるようになるため、取りまとめ業務のスピードも精度も劇的に向上します。
2. 承認プロセスのスピードアップ
TAに代表される学生アルバイトは、複数の監督雇用者に対して業務を行っていることもよくあるケースだと思います。そうした場合、そのそれぞれに紙やエクセルで勤務内容を報告し、それを受け取った教職員がチェックをし、必要に応じて修正を促すために紙やエクセルを本人に戻し、また戻ってきたものについてチェックをして、最終的に取りまとめを行っている部課へ郵送やメール添付して送るという非常に込み入った流れになっていることも多いと思います。
Kinmuuを導入することで、この複雑な承認プロセスもすべてオンライン化することができます。物理的な紙やエクセルファイルの移動がなくなるので承認プロセス自体が大きく短縮される効果が期待できます。また、差し戻しがあった場合にも即時に勤務登録者本人が修正できるようになるため、イレギュラーケースの場合も承認遅れが起きにくくなります。
3. 督促の効率化、自動化
勤怠管理はいつまでも勤務登録や承認を待てるわけではありません。締日という概念があり、給与の支払いを行う必要がある以上、一定の期限にあわせて物事を進めていく必要があります。そのため、取りまとめの部課では頻繁に督促を行うことが多いと思いますが、この督促に関連する負担も非常に大きいものがあります。
Kinmuuを導入することで、こうした督促も効率的に行うことができます。個別に督促を送信することもできますし、確定期限の3日前や承認期限の5日前といったような、自動的に固定の文面を送信するスケジュールを設定することも可能です。また、メッセージテンプレート機能を活用することで、よく使う文面を簡単に呼び出せますので、督促メールを作成する手間自体も大きく削減することができます。
4. データ管理や法令遵守の精度アップ
勤怠管理において、好き放題に勤務内容を登録できるといったケースの方が珍しいかもしれません。実際には雇用契約上、または就業規則上で、一定の制限がある場合が多いのではないでしょうか。紙の場合はそうした制限のチェックは、目によるチェックになってしまいますし、エクセルでもあまり複雑なチェックを組み込むことは現実的ではありません。
Kinmuuを導入することで、こうした制限を容易に実現することができます。すべての雇用を合算して、1日あたりの労働時間を制限したりすることもできますし、雇用単位で、通算の上限時間を制限したりすることもできます。さらに細かく制御するのであれば、所定勤務パターンを登録することで、特定の曜日の特定の開始、終了時間でしか勤務登録が行えないようにすることも可能です。紙やエクセルでは行えない、登録時点でのチェックを行うことで、取りまとめ部課が行っていたチェックに要する負荷を大きく低減できます。
5. 雇用管理の負担軽減
勤怠管理のもととなる雇用の情報は、大学によって人事担当部署が集中管理している場合も、各雇用部署や教員が管理している場合もあると思います。いずれの場合も雇用の情報を正確に管理し、効率やスピードと情報共有を両立するのは至難の業です。各部署が独自のエクセルで管理していてその見通しが悪い、というところも多いのではないでしょうか。
Kinmuuを導入することで、こうした雇用管理をシステム上で一元管理することができます。人事担当部署が集中管理したい場合も、各部署や教員に管理を委ねたい場合にもどちらにも対応していますので、雇用に関する情報を一番持っている人が管理するという理想的な状況を実現できます。また、登録、更新される内容はその雇用に関係する方がいつでもシステム上で確認できるため、情報共有のための特別な労力は不要になります。
6. システム管理からの解放
すでに別のシステムを活用して勤怠管理を行っている場合には、そのシステム自体のメンテナンスや管理の工数がどうしても発生してしまいます。システムを維持、運用していくのは思われている以上に手間がかかるため、それに費やされる工数は無視できないものになります。また、エクセルで管理している場合にも、そのエクセルファイル自体のメンテナンスに必要な工数は馬鹿にできません。そのエクセルを作成した人が人事異動等で担当からはずれた場合には、複雑な参照や、場合によってはマクロが組まれたエクセルはどうしても秘伝のたれと化してしまい、それ自体の理解に時間がかかってしまいがちです。
KinmuuはSaaS型のシステムのため、こうしたシステム管理から解放されます。システムを維持運用していく工数を外部化することができるため、勤怠管理の機能を使った分だけの費用で利用することができます。予算立てについても、人事担当等の主体として導入する部署持ちにしたり、利用する部署での按分にしたり等、様々な方法で対応いただけます。
7. 低コストでのDX実現
社会を取り巻く環境の変化は急速に進んでおり、ますます多くの現場、業務でDX（デジタル・トランスフォーメーション）が求められています。ただ、DXを実現するためには、その前準備から実現のための仕組み作りまで、非常に多くの人的コストや金銭的なコストが必要になることも珍しくありません。業務改善のアイデアはいくつかあっても、予算の都合や、それを実現にまでこぎつけるためのマンパワーの問題により、導入をあきらめたり、部分的な改善にとどめざるを得なかったりするなどの、歯がゆい思いをされたきた方も多いのではないでしょうか。
Kinmuuは、SaaS型のサービスのため、頭痛の種になりがちな初期構築費用が必要ありません。さらに、TAのような学生アルバイトの就労スタイルを想定した料金モデルになっており、使った分だけ支払うことで必要な予算を圧縮することができます。現実的なDXのソリューションとして、様々な利用ケースでご活用いただけます。
