学生アルバイトとは
大学内における学生アルバイトは、非常に多くのものを意味します。TAやSAのような労働形態は専用の呼称で呼ばれることが多いため、それらに属さない様々な仕事に従事する学生アルバイトのことをさすことが多いようです。
定期的な事務補助の仕事であったり、大学イベントの補助業務のために特定の日だけ雇用される仕事であったりと、大学やその運用形態、さらには雇用部課の方針により様々です。
学生アルバイトの勤怠管理の特徴
学生アルバイトの勤怠管理は、一般的な勤怠管理とは異なる性質を持っています。以下に、いくつかの項目に言及してご紹介しています。
単発から所定勤務まで就労形態が様々
前述の通り、学生アルバイトの就労形態は本当にバリエーションがあります。オープンスクールのようなイベントの補助業務であれば、その期間中の契約が基本になりますし、入学式のようなイベント補助であればさらに短期になることも想定されます。一方で、特定の部課で事務員のアシスタント業務を行ったり、メディアセンター等で担当時間を持ったりする場合などは、週に決まった日数を働くという所定勤務に近いかたちも想定されるでしょう。TA（ティーチング・アシスタント）との垣根が曖昧な場合も多く、大学によって呼称が異なるだけで実態は似ているケースも散見されます。
雇用部課も承認プロセスも様々
働き方に非常にバリエーションがあるがゆえに、その雇用のされ方にも非常にバリエーションが存在しています。部課が雇用している場合には当然その雇用部課が承認監督者になるでしょうし、教員が雇用している場合にはその教員が承認監督者になるでしょう。このように、雇用のされ方によって承認プロセスも異なり、シンプルなルール化が困難なほど複雑なケースもあるようです。
学生アルバイトの勤怠管理の課題
前述の特徴から、汎用的な勤怠管理では何が問題になるのか、学生アルバイトの勤怠管理上の課題について以下にご紹介しています。
雇用管理を一元化しきれない
大学の専任職員のように、人事担当部課で一括して採用を行うことが一般的なケースでは、人事担当部課がそのまますべての情報をスムーズに管理できますが、様々な部課、教員が思い思いに学生アルバイトの採用を行なっている場合には、なかなか中央集権的に雇用情報を一元管理することが困難な場合も多いようです。かといってすべてを人事担当部課を経由して行うようにすると今度は人事担当部課が間違いなくパンクしますし、現場からの反対も強く出ることが予想されます。最終的に給与支払い処理を担うのは人事担当部課であることが一般的なため、この分散した状態と、情報の一元管理という課題をうまく解決する必要があります。
承認プロセスが柔軟である必要がある
とある学生アルバイトは承認監督者が雇用部課、とある学生アルバイトは承認監督者が教員、という程度であればまだ問題になりにくいですが、とある学生アルバイトが複数の承認監督者を持っていて、それぞれに承認プロセスを進める必要がある場合には大変です。実際、学内の仕事を掛け持ちする学生アルバイトは多く存在するため、こうした1対複数で入り組む承認プロセスを、同じ勤怠管理システム上で柔軟かつ効率的に設定、管理できる必要があります。
Kinmuuで実現する学生アルバイトの効率的な勤怠管理
Kinmuuのサービスを利用することで、学生アルバイトの勤怠管理は非常に効率的になります。ここではいくつかのポイントでそのメリットをご紹介しています。
雇用情報の分散管理も統合管理も可能
学生アルバイトの雇用に、人事担当部課がどこまで関与しているかは大学によって様々なレベルがあると思います。中央管理の傾向が強い大学であればすべてを人事担当部課が取りまとめているでしょうし、逆に現場中心の大学であれば、人事担当部課は一切関与せず、最終的に給与支払いの原資を持っている人が直接管理して、給与支払いの実務部分だけ所定の書式のエクセル等で報告があるということも多いでしょう。Kinmuuでは、このどちらの管理方法にも、設定一つで対応できるようになっています。
システムを利用する教職員レベルでの雇用管理を許可することで、勤怠管理を行う上で最低限必要なデータを雇用部課や教員が直接管理できるようになります。こうすることで管理者である人事担当部課のスタッフが情報を取りまとめてデータを設定する負担を軽減することができますし、現場は現場で必要なデータ準備が自分たちですぐに行えるため、スピーディーに新しい学生アルバイトの勤怠管理を開始することができます。
かけもちも、多層も、承認ライン設計は自由自在
Kinmuuは最初から大学内のこうした入り組んだ承認ラインを再現することを目指して開発されています。そのため、一人の学生アルバイトが業務を掛け持ちしていて、それぞれが別々の承認監督者の承認が必要な場合にも容易に対応可能です。また、一階層だけのシンプルな承認ラインから、二階層、三階層と、関与する部課や教員が多いような承認ラインも同様の設定で実現できるため、入り組んだ承認ラインも再現することができます。
