TA/SA/RA/LA勤怠管理システム
画面ガイド
Kinmuuには、TAやSA、RAやLAの勤怠管理を便利かつシンプルに行なっていただくために、様々な機能をご用意しています。このページでは、そういった機能についてご紹介しています。このページだけではご紹介しきれない細かい部分については、デモンストレーションでフォローさせていただきますので、お問い合わせよりお気軽にご用命ください。
日にちと時間を指定し、勤務内容を登録することができます。雇用ごとに勤務登録を行うことができるため、同じ日にAという授業とBという授業の勤怠を共存させることができます。もちろん、別々の雇用の勤怠は、最終的に別々に集計されます。利用者は同じ画面でスムーズに複数の雇用の勤務登録を行うことができるため、操作が複雑になったり、手間がかかったりということがありません。
登録された勤務内容は、確定操作を行うことで承認プロセスへ流すことができます。確定をすることで編集ロックがかかり、以後は利用者には編集できなくすることで、内容が勝手に変更されないようになっています。
確定された勤務内容は「承認待ち」という状況に変化し、承認が完了した段階で「承認済み」に変化します。自身が登録した勤務内容が現在どのような状況なのかを確認できるようにすることで、登録漏れや確定漏れ、承認が進んでいないものなどがわかりやすくなります。
登録された勤務内容を基に、集計したデータを確認することができます。勤務登録期間単位での合計労働時間はもちろん、雇用別の合計労働時間も確認できます。また、雇用に対して上限労働時間が設定されている場合には、その消化率も表示されますので、計画的な労働計画の参考にすることができます。
ある勤務のために、AキャンパスからBキャンパスへ移動した、といった、移動登録を行うことができます。選択できる経路はあらかじめ管理側で設定することができ、登録された移動登録は、勤怠集計データ出力時に、何回登録されたかが合計されて出力されます。移動登録が必要ない場合には雇用ごとに無効にすることも可能です。
ある勤務のための移動や費用がパターン化できない場合に、経路検索を用いた交通費精算を行うことができます。雇用ごとに設定を有効化することができ、登録された移動登録は勤怠集計データ出力時に、登録数と費用合計が出力されます。別途費用の必要な有償オプションです。
システムの勤怠設定にて銀行口座登録を「取得する」に設定されている場合、給与振込先の銀行口座情報を登録することができます。登録された情報は管理画面からエクスポートすることができます。取得する必要がない場合は設定によりオフにすることができ、その場合は登録画面は非表示になります。
システムの勤怠設定にて扶養控除申告書提出先を「取得する」に設定されている場合、扶養控除申告書提出先を登録することができます。登録された情報（大学側への提出なのか、他勤務先への提出なのか）は管理画面からエクスポートすることができると共に、最終的な勤怠集計データ側にも列が追加されるようになります。取得する必要がない場合は設定によりオフにすることができ、その場合は登録画面は非表示になります。
システムの勤怠設定にて住所を「取得する」に設定されている場合、現住所と住民票上の住所を登録することができます。登録された情報は管理画面からエクスポートすることができます。取得する必要がない場合は設定によりオフにすることができ、その場合は登録画面は非表示になります。
システムの勤怠設定にて在留カードを「取得する」に設定されている場合、在留カードの表面と裏面の画像を登録することができます。登録された画像は管理画面からエクスポートすることができます。取得する必要がない場合は設定によりオフにすることができ、その場合は登録画面は非表示になります。
システムの勤怠設定にてマイナンバーを「取得する」に設定されている場合、マイナンバー情報を登録することができます。登録された情報は管理画面からエクスポートすることができます。取得する必要がない場合は設定によりオフにすることができ、その場合は登録画面は非表示になります。
雇用設定で「入力可」に設定することで、当該雇用については、利用者同等の編集操作が行えるようになります。TA等本人に入力させるのではなく、取りまとめ部署が代行して入力するような場合に便利にお使いいただけます。この設定がONの場合でも、あくまで代行登録できるのは監督している雇用のもののみです。当該教職員に関係のない雇用分は自動的にフィルタがかかって見えなくなるため、誤登録の心配がありません。
利用者から確定された勤務内容を承認することができます。チェック操作でまとめて確定することも可能です。内容に不備があるものや、修正を要するものについては差し戻し機能を使うことで、登録者本人に戻すことができます。差し戻された勤務登録は編集ロックが解除され、差し戻された理由が表示されます。修正後、再度確定することで再び承認プロセスへと流れます。
登録された勤怠情報は、個別の勤務登録単位で参照することも、人単位で確認することも可能です。監督していない雇用のものまでは参照できないようにフィルタが自動的にかかるようになっているため、無用な情報漏洩もありません。勤務集計についても人単位で確認することもできるため、用途に応じて使い分けることができます。
自身が監督している雇用の一覧を確認することができます。雇用ごとに当該勤務登録期間にどれぐらいの勤務登録が行われているのか、勤怠集計はどうなっているのかといった情報を俯瞰することができます。
管理者により許可されている場合、自身が関与する雇用について、雇用関係にない学生の勤務登録を行うことができます。本来の雇用対象者が欠勤した場合など、代役を立てた際の勤怠管理、労働時間集計を正確に行うことができます。
TAに代表されるシステム利用者向けのHOMEや、承認操作を行う教職員向けのHOMEにあたる画面に、管理者からのお知らせを掲示することができます。勤怠の登録期限をあらためてリマインドしたり、システム内外のお知らせを告知することに利用できます。もちろん、学生向け、教職員向けにそれぞれ別の内容を掲示することができます。お知らせ内にリンクを埋め込むことができるため、参照先のWebサイトや、学内共有フォルダ内のファイルリンクなどへ誘導することも可能です。
勤怠情報の箱となる勤務登録期間を設定することができます。毎月月初から月末までの設定はもちろん、学内の請求サイクルにあわせて、いつからいつまでの勤怠を集計したいかにあわせて、その対象期間を任意に設定することができます。また、登録確定期限や、承認期限をあわせて設定することで、TAなどの利用者がいつまでに自身の勤怠を確定しないといけないか、また、雇用を監督している教職員はいつまでに承認を行わないといけないかを設定することができ、それらの期限にあわせてシステムでの制限を制御することができます。
システムにアクセスして利用することができるユーザーを設定することができます。TAやSA、RAやLAのような学生利用者に加え、教職員や管理者を設定できます。学内の他システムからのデータを利用することを想定し、一括インポート機能もご用意しています。利用者の場合には、個人単位かつ年度単位での勤務時間上限を設定することも可能です。
システム内で利用する部課を設定することができます。前項のユーザーが所属する部課としてはもちろん、雇用の承認を部課単位で行う場合に使用します。こちらも学内の他システムからのデータを利用することや、効率よく似たデータを投入するケースを想定し、一括インポート機能をご用意しています。
システム内で利用する仮想部課を設定することができます。持ち回り授業の担当教員など、組織上の部課では管理しえない集団を一団として管理でき、雇用の承認者として指定することができます。こちらも学内の他システムからのデータを利用することや効率よく一括編集いただけるよう、一括インポート機能をご用意しています。
勤怠の登録対象となる雇用を管理することができます。例えば監督雇用者の異なるA授業とB授業それぞれで雇用された学生の場合、2つの雇用を設定いただきます。担当業務が一つの場合には1つの雇用を設定いただきます。雇用には承認者とタグを設定することができ、承認者は任意の階層だけ、教職員個人か部課を指定して設定することができます。また、タグ機能では任意の情報をその雇用に付随させ、最終的な勤怠情報のエクスポート時に一緒に出力することができます。
さらに、利用者（学生）による勤務登録をどう取り扱うかの設定も行えます。勤務登録の事前登録と組み合わせることで、特定の日、時間にのみに勤務登録を制限したい場合にも有用です。学内での運用方針にあわせて、必要な機能を組み合わせて活用いただけます。雇用データについても一括インポート機能をご用意しています。
利用者から登録された勤務登録を管理する機能です。勤務登録者や承認者に対しての督促メールの作成や、代理での承認、承認のリセットなど、様々な操作が行えます。また、勤務登録情報のエクスポートや、勤怠集計データのエクスポートが行えます。
勤務登録者や承認者にメールを作成する場合に呼び出せる、メールテンプレートを管理することができます。よく使う文面を登録することで、督促作業の度に文面を作成したり、コピー＆ペースとする手間がなくなり、督促業務が効率化します。
タイミングと送信するメールテンプレートを登録することで、自動で送信するメールを設定することができます。例えば、勤務登録期限の5日前に、督促メールを自動的に送信する、といったことが可能です。定型的な作業をシステムに委ねることができるので、取りまとめ部署の負担を軽減することができます。
移動登録をONにした場合に利用者が選択できる移動パターンを登録することができます。交通費を支給する移動条件にあわせて、「Aキャンパス」や「キャンパス間移動」、「Aキャンパス→Bキャンパス」といった具合に自由に登録いただけます。
学内の就業規則にあわせた設定を行うことができます。1日あたりの最大労働時間や、就業可能開始、終了時間などの任意項目の他、勤怠データの集計時に、どの単位で切り上げる/切り下げるのかといった設定を行うことができます。
システム名称や、メールの返信先や署名の設定が行えます。追加機能として、学内のSMTPサーバーからメールを配信する場合のSMTP設定や、学内共通認証基盤との連携を行うためのSSO（シングルサインオン）設定も行えます。
「こういった場合に対応できそうか」「こういうことはできるのか」などなど、どのようなことでもお気軽にお問い合わせください。
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