KinmuuはTA（ティーチング・アシスタント）やSA（スチューデント・アシスタント）、RA（リサーチ・アシスタント）やLA（ラーニング・アシスタント）といった、学内で雇用している学生アルバイトの勤怠管理に特化したシステムです。Kinmuuを導入することでどのようなメリットがあるかについてご紹介しています。
取りまとめ業務の効率化
TAに代表される学生アルバイトの勤怠管理は、担当部課の人力で処理されていることが非常に多い分野です。対象となる人数が少ないうちはそれでも良いのかもしれませんが、TA等の人数が増えるにつれて、管理する紙やエクセルの数も増え続け、毎月、膨大な処理を行っているということも珍しくないと思います。
Kinmuuを導入することで、勤務内容がすべてクラウド上に保存され、手続きのすべてがオンライン化されます。紙やエクセルを集めるという作業が無くなることはもちろん、すべての情報が一箇所に自動的に集まって管理できるようになるため、取りまとめ業務のスピードも精度も劇的に向上します。
承認プロセスのスピードアップ
TAに代表される学生アルバイトは、複数の監督雇用者に対して業務を行っていることもよくあるケースだと思います。そうした場合、そのそれぞれに紙やエクセルで勤務内容を報告し、それを受け取った教職員がチェックをし、必要に応じて修正を促すために紙やエクセルを本人に戻し、また戻ってきたものについてチェックをして、最終的に取りまとめを行っている部課へ郵送やメール添付して送るという非常に込み入った流れになっていることも多いと思います。
Kinmuuを導入することで、この複雑な承認プロセスもすべてオンライン化することができます。物理的な紙やエクセルファイルの移動がなくなるので承認プロセス自体が大きく短縮される効果が期待できます。また、差し戻しがあった場合にも即時に勤務登録者本人が修正できるようになるため、イレギュラーケースの場合も承認遅れが起きにくくなります。
督促の効率化、自動化
勤怠管理はいつまでも勤務登録や承認を待てるわけではありません。締日という概念があり、給与の支払いを行う必要がある以上、一定の期限にあわせて物事を進めていく必要があります。そのため、取りまとめの部課では頻繁に督促を行うことが多いと思いますが、この督促に関連する負担も非常に大きいものがあります。
Kinmuuを導入することで、こうした督促も効率的に行うことができます。個別に督促を送信することもできますし、確定期限の3日前や承認期限の5日前といったような、自動的に固定の文面を送信するスケジュールを設定することも可能です。また、メッセージテンプレート機能を活用することで、よく使う文面を簡単に呼び出せますので、督促メールを作成する手間自体も大きく削減することができます。
データ管理や法令遵守の精度アップ
勤怠管理において、好き放題に勤務内容を登録できるといったケースの方が珍しいかもしれません。実際には雇用契約上、または就業規則上で、一定の制限がある場合が多いのではないでしょうか。紙の場合はそうした制限のチェックは、目によるチェックになってしまいますし、エクセルでもあまり複雑なチェックを組み込むことは現実的ではありません。
Kinmuuを導入することで、こうした制限を容易に実現することができます。すべての雇用を合算して、1日あたりの労働時間を制限したりすることもできますし、雇用単位で、通算の上限時間を制限したりすることもできます。紙やエクセルでは行えない、登録時点でのチェックを行うことで、取りまとめ部課が行っていたチェックに要する負荷を大きく低減することが可能です。
