事前準備
サブドメイン部分の決定
Kinmuuではhttps://sample-univ.kinmuu.com/のようなURLで各大学のシステムにアクセスしていただきます。このサブドメイン部分（sample-univの部分）を何にするかお考えください。
システム名称や連絡先の決定
Kinmuuでは画面最上部左側にシステム名称を表示します。その名称を日英両方でご指定ください。また、利用者から問い合わせを受け付ける際のメールアドレスを設定する必要があります。人事担当が受信できるグループメールアドレス等をご準備ください。名称や問い合わせ受付用のメールアドレスは、利用開始後も「全体設定」の画面でいつでも変更が可能です。
SSO（シングルサインオン）の設定
SSOを利用する場合、貴学側のSSO仕様がわかる資料や申請書をご準備ください。IdP側にKinmuuを登録いただき、連携に必要な設定を行います。SSOを利用しない場合や、お試し利用期間中はメールアドレスログインだけで問題ないといった場合は不要です。
初期設定の実施
画面間の移動
教職員または管理者の立場でシステム内にユーザー登録されている方は、ログイン後は教職員マイページに遷移します。管理者の場合、画面上部のご自身の名前をクリックしていただくと「管理画面」へのリンクが表示され、移動することができます。以下の各マスタ等の操作はすべて管理画面で行います。
1. 勤怠設定
勤務可能時間や上限時間、集計時の端数処理の設定など、勤怠に関する様々な設定を行うことができます。学内の就業ルールにあわせて設定を行ってください。
勤怠設定では各種制限や集計時間の端数処理方法などの設定の他に、利用者から追加で取得したい情報に応じて、以下の機能をONにして運用することができます。
銀行口座
給与支払い先の銀行口座情報を取得したい場合に「取得する」に設定してください。
扶養控除申告書提出先
扶養控除申告書の提出先が大学なのか大学以外なのかを取得したい場合に「取得する」に設定してください。
住所
給与支払報告書などに使用する現住所や住民票上の住所を取得したい場合に「取得する」に設定してください。
在留カード
在留カード保持者の雇用が想定され、表面、裏面の画像を取得したい場合に「取得する」に設定してください。
2. 部課マスタの設定
システム内で利用する部課情報を登録してください。個別に登録する方法はもちろん、CSVファイルによる一括インポートに対応しています。ここで登録した部課情報と、ユーザーや雇用データを紐づけることができるため、学内で使用しているフォーマットでの出力をお勧めします。
仮想部課マスタの設定
持ち回り授業の担当教員や、組織横断型のタスクフォースのメンバーなど、組織上の部課とは必ずしも一致しない一団に名称をつけて登録することができます。登録した仮想部課は、部課同様、雇用から承認者として指定することができます。
3. ユーザーマスタの設定
システム内で利用するユーザー情報を登録してください。勤務登録を行う学生や、教職員、管理者など、システムを利用する方全員が対象になります。個別に登録する方法はもちろん、CSVファイルによる一括インポートに対応しています。ここで登録された情報をもとに、システムにアクセスできる人なのか、また、どの人でどういった権限を持っている人なのかを判定し、適切な画面へ誘導します。
ログイン方法
ユーザーごとに「SSO」（シングルサインオン）か「メールアドレス」かを設定できます。統一運用はもちろん、混在した運用も可能ですので、SSOが諸事情で利用できない方だけは「メールアドレス」で設定するといったことが可能です。
承認を雇用部課単位で行いたい場合には、教職員として設定するユーザーに所属部署の情報を登録するようにしてください。そこに登録された情報を基に、その方が「△△課」所属なのか「□□課」所属なのかといった判定を行っています。
4. 雇用マスタの設定
システム内で利用する雇用情報を登録してください。勤務登録を行う学生ごとに、複数の雇用を登録することができます。また、部課や教職員個人を指定して承認者を設定することも可能です。管理者である人事担当部課の方がまとめて情報登録することが基本動作になりますが、雇用情報の管理を雇用部課や各教員に委ねる設定を行う場合には、この部分は各部課や教員が直接行うこともできるようになります。
雇用情報の登録に必要なデータは名称や期間など、最低限になっています。雇用の承認者設定では、教職員指定の他に、部課指定や部課＋役職指定で承認者を設定できます。
承認者：教職員指定
指定された教職員が承認を行うことができます。特定の教員が雇用監督者である場合などに便利です。
承認者：部課指定
指定された部課に属する教職員であれば誰でも承認できる場合に利用できます。例えば、「テスト課」と設定した場合、ユーザー設定の部課が「テスト課」と設定されている方が承認できるようになります。
承認者：部課＋役職指定
指定された部課かつ役職を持つ教職員に承認させたい場合に利用できます。「サンプル課」の「課長」と設定されている場合、ユーザー設定の部課が「サンプル課」、役職が「課長」と設定されている方が承認できるようになります。
仮想部課指定
指定された仮想部課に登録されている対象者に承認させたい場合に利用できます。「テスト授業」と設定されている場合、仮想部課「テスト授業」に登録されている方が承認できるようになります。
それ以外の学内特有の情報については、タグ機能を活用することで雇用情報に紐づけることができます。紐づけたデータは各画面に表示されると共に、検索でのフィルタや、勤怠集計データ（勤務サマリーCSV）を出力する際の付加情報として活用することができます。
タグ機能
任意の識別名と値の組み合わせを、雇用ごとに設定することができます。例えば識別名を「資金コード」、その値を「1111111」と登録した場合、勤怠集計データである勤務サマリーCSVを出力する際に、「資金コード」列に「1111111」が入ったデータとして出力されます。
タグ機能の設定数に制限はありません。学内で必要なデータや、エクセル編集時のフィルタに使いたいデータなど、任意の数を設定してください。もちろん、不要であれば設定する必要はありません。
雇用情報はインポートにも対応しているため、既存のエクセルからKinmuuの書式に変換していただくことで初期設定も可能です。また、各部課から集めたデータを一括で投入する場合や、イベントごとなどのような同じ雇用を複数の人に登録したい場合などにインポート機能をご活用ください。
5. 勤務登録期間の設定
勤務登録を登録する箱となる勤務登録期間を設定してください。集計の対象期間と、それぞれの確定期限、承認期限を設定することで、利用者側や承認者側で、それらの日付に連動して編集ロックが動作します。また、この勤務登録期間ごとに勤怠集計データ（勤務サマリーCSV）を出力することができ、毎月の給与支払い処理を行うことができます。
確定期限
学生（勤怠入力者）がいつまで勤務内容の追加や編集、確定操作を行うことができるかの期限です。この期限を過ぎると、追加、編集、確定が行えなくなります。差し戻された勤務登録は、例外的に承認期限まで再編集、確定操作が行えるようになります。
承認期限
雇用監督者（承認者）がいつまで勤務内容の承認、差し戻しを行うことができるかの期限です。この期限を過ぎると、承認や差し戻しが行えなくなります。
最低限、進行月の勤務登録期間が登録されていれば問題は出ませんが、登録忘れを防止するために年度単位で勤務登録期間を先んじて登録していく運用がお勧めです。
6. 高度な設定でさらなる自動化
メールテンプレート機能を活用することで、督促時等によく使うメール文面をあらかじめ登録し、簡単に呼び出して管理画面内各所で使用することができます。
また、自動送信メール機能を活用することで、一定のルールで自動でメールを送信することができます。例えば、確定期限の5日前に確定督促メールを送る、承認期限の3日前に承認督促メールを送る、といったことが可能です。
運用開始
学生（勤怠登録者）の流れ
1. 勤怠登録と確定
勤務登録期間ごとに設定された確定期限までに、当該勤務登録期間の勤怠登録を行います。登録内容に問題のないものは確定操作を行うことで、雇用監督者（承認者）へ登録された内容が流れていきます。勤務の度に登録しても、一ヶ月分をまとめて登録してもどちらでも構いません。すべての勤怠を登録し、確定した状態にしてください。
2. （必要に応じて）差し戻しされたものの修正提出
確定した勤怠は、雇用監督者（承認者）によって差し戻される場合があります。差し戻された勤怠は再び編集可能な状態になり、差し戻された理由が表示されるので、修正の上保存し、再度確定操作を行ってください。修正して再度確定を行わない場合は、その勤怠は承認に流れず、給与支払いの対象外となるのでご注意ください。
その他操作
勤務登録期間ごとの勤務集計を確認したり、自身の雇用一覧を確認することができます。また、銀行口座情報取得がONになっている場合や扶養控除申告書提出先取得がONになっている場合には、それぞれの情報の登録・更新が可能です。
操作環境についての周知事項
操作環境がパソコン中心となる教職員の方々と異なり、学生の利用環境は様々です。スマートフォンを通じてのアクセスが想定される場合、以下の内容を周知することをおすすめします。
- メールやメッセージアプリ、読み取りアプリなどの内部ブラウザは技術要件を満たさないことが多いため、単体のブラウザアプリ（ChromeやSafari等）で開くこと
- 古いバージョンでは技術要件を満たさないことがあるため、ブラウザやOSは最新のバージョンにアップデートすること
教職員（雇用監督者・承認者）の流れ
1. 学生による勤怠登録の承認と差し戻し
自身が関与する学生による勤怠登録内容を確認し、承認や差し戻し操作を行うことができます。HOME画面で承認待ちとなっている数が0になるように、各勤務登録期間の承認期限までに承認操作を行ってください。承認操作は教職員マイページ内の申請一覧から、または、各勤務登録の雇用一覧から本人画面に移動して行うことができます。
（入力可設定の場合）勤怠の代理登録
当該雇用の承認者設定で「入力可」に設定されている場合、本人の代わりに勤怠登録を行うことができます。
（雇用登録設定が有効の場合）雇用マスタの管理
ユーザー設定にて雇用登録設定が有効に設定されている場合、画面上部メニューの雇用一覧画面から、追加や編集操作を行うことができます。承認者には必ず自身または自身の部課が設定されている必要があります。
管理者の流れ
1. 確定や承認督促の実施
管理画面で、勤務登録期間ごとに、何件の勤務登録が未確定で、何件が承認完了していないかを確認できます。必要に応じて、督促メールを送信してください。画面からチェック操作をするだけで、その対象者にメールを送ることができるようになっています。また、メールテンプレートとしてあらかじめ登録しておくことで、文面を簡単に呼び出して送信することもできます。
2. 勤怠集計データの出力
勤務登録およびその承認が完了した段階で、当該勤務登録期間の承認済みの勤怠登録について、勤怠集計データ（勤務サマリーCSV）を出力してください。出力したデータには雇用ごとの集計データが記載されているので、それらの情報をもとに給与計算を担っているシステムに取り込む等の作業を行います。支払い処理が完了したものは、処理済み操作を行うことで、まだ支払い処理が終わっていないものとの区別が容易になります。
出力対象は勤怠集計データを出力する画面の検索条件と連動していますので、出力したい対象だけを絞って出力することも可能です。また、雇用に設定できるタグ機能を利用することで、出力した後のデータをエクセルで開き、そのタグでフィルタをするなどの加工や集計をして資料化することも可能です。
（必要に応じて）雇用マスタや各種マスタの管理
学期ごと、または日々発生する雇用情報の追加や編集操作、ユーザー情報等の各種マスタのメンテナンスを行ってください。
こういう場合はどうしたら良いか？もどんどんお寄せください
以上がおおまかな流れになりますが、学校の数だけ運用の仕方があると思いますので、「こういう場合はどうしたら良いか？」「こういうことはできないか？」など、疑問点やご要望はお気軽にお寄せください。
また、デモンストレーションで実際に見ていただいたり、お試し利用期間で実際に触っていただいたりもできますので、お気軽にご相談ください。立ち上げや運用に伴う負荷を、少しでもサポートできればと思います。
