どのようなシステムかの参考情報として、雇用の承認監督者としてシステムを利用する教職員向け画面のスクリーンショットを掲載しています。
以下のスクリーンショットはすべて日本語選択の場合のものを使用していますが、画面右上の言語切替リンクにより、英語に切り替えて表示することが可能です。
教職員HOME
教職員向けの初期画面です。教職員向けのお知らせが掲示されると共に、直近の勤務登録期間が表示されます。それぞれの勤務登録期間の状況をあらわす数字が表示され、それぞれの数字リンクをクリックすることで、その数字の対象となっているデータをすぐに確認できるようになっています。確認できるデータはすべて、操作者に関連するものだけにあらかじめ絞られているため、関係のない情報は表示されません。
関連するデータとは
あなたが承認者として関与している雇用に関連するデータを意味します。承認者としてあなた個人、あなたが属する部課や、部課と役職の組み合わせ、仮想部課、のいずれかが指定されているものが該当します。
仮想部課とは
個人に1対1で紐づく部課とは異なり、任意の個人を指定して一団にしたものです。オムニバス形式の授業担当者や組織横断型のタスクフォースなどを仮想部課として承認者に指定でき、その仮想部課に属する誰かが承認すれば次のプロセスに進みます。承認待ちの分類について
赤色背景の[承認待ち]の数字はアクションが必要なものを表しています。意味はそれぞれ以下の通りです。
- 自分：次の承認者があなた個人であるものです。あなたが承認する必要があります。
- 自部課：次の承認者があなたの部課のものです。部課に属する誰かが承認する必要があります。
- 自部課＋役職：次の承認者があなたの部課かつあなたの役職のものです。多くの場合、あなたが承認する必要があります。
- 自仮想部課：次の承認者があなたの属する仮想部課のものです。仮想部課に属する誰かが承認する必要があります。
勤務登録期間一覧
関連する勤務登録期間の一覧を確認できます。過去のものも含めてデータを参照しやすくなっています。雇用数や登録数は当該期間を基準とした数字を表示しており、特定期間の情報を素早く探したい際に、各数字をクリックすることで、あらかじめ情報が絞られた状態で表示することができます。
勤務登録期間雇用一覧
指定された勤務登録期間内に有効な雇用の一覧です。雇用ごとに集計されたデータと共に表示されます。総勤務時間上限設定があるものについては累計時間や消化率もあわせて表示されます。登録数の数字リンクからは、該当する勤務登録があらかじめ絞り込まれた状態で勤務登録一覧画面を開くことができます。
また、本人画面リンクからは学生アルバイト本人の画面へ遷移することができます。自身に関係する雇用のみに情報は絞られますが、人単位で内容や集計を参照したい場合に便利です。加えて、雇用の承認者設定で、操作者自身が入力可に設定されている場合は、本人画面での勤務登録や編集などの操作も可能になります。
雇用の単位、数え方について
雇用とは、学生ごとかつ仕事ごとに作成されるデータです。例えば授業Aで学生AとBの2人を雇用し、授業Bで学生AとCの2人を雇用している場合、以下のような雇用データが準備されます。
- 1. 学生Aの授業Aの雇用
- 2. 学生Aの授業Bの雇用
- 3. 学生Bの授業Aの雇用
- 4. 学生Cの授業Bの雇用
勤務登録期間勤務登録一覧
指定された勤務登録期間内に登録された勤務内容の一覧です。確定、承認状況や対象者で絞り込んだり、自分自身が承認しないといけないものだけに絞り込んだりすることができます。また、チェック操作により、差し戻しや承認を行うことができます。
承認操作はこの画面から行うこともできますし、各学生アルバイトの画面を開いた上で、そちらで承認を行うこともできます。
勤務登録の各ステータスについて
勤務登録には5つのステータス(状況)があります。それぞれ、以下の通りです。
- 確定待ち：勤務登録を行った直後の状態です。学生が確定操作を行う必要があります。学生が忘れている場合、確定期限までに確定するように指導してください。
- 修正待ち：承認者により差し戻された状態です。学生が、修正、再確定すると再び承認待ちに変わります。学生が忘れている場合、承認期限までに修正、再確定するように指導してください。
- 承認待ち：承認者による確認、承認を待っている状態です。次の承認者があなた（またはあなたを含む部課、仮想部課）の場合、承認または差し戻し操作が必要です。
- 承認済み：承認が完了した状態です。アクションの必要はありません。
- 処理済み：事務処理が完了した状態です。アクションの必要はありません。
チェック操作
[操作]をクリックすることで、個別にチェック、または一括チェックされた勤務登録に対して操作を選択して実行することができます。[承認する]はあなたが次の承認者のものを承認済みにします。[差し戻す]は、差し戻し理由を入力の上、本人に内容の修正を促すことができます。
差し戻し
[差し戻す]をクリックすると、対象者と理由入力欄が表示されます。差し戻し理由は本人に通知、表示されますので、できるだけ具体的な修正指示や拒否理由を入力してください。[差し戻す]をクリックすると本人に通知メールが送信されると共に、差し戻された勤務登録が[修正待ち]のステータスに変化します。承認期限までは学生側の画面から再び編集できる状態になります。
CSVダウンロード
検索フィルタと連動するかたちで、CSVファイルをダウンロードすることができます。[検索]ボタン横の[▼]をクリックすることでダウンロード用のリンクが表示されます。
CSVファイルについて
CSVファイルは二種類の書式でダウンロードが可能です。それぞれ、以下の通りです。
- CSVダウンロード：各種分析用に個別の勤務登録を1件単位で出力するもの。
- 勤務サマリーCSVダウンロード：給与処理用に各学生の雇用ごとに集計されたもの。
雇用一覧
勤務登録期間に関係なく、自身に関係する雇用を管理する画面です。雇用登録が有効な設定になっている場合、一覧表示に加えて、内容の変更や追加が行えます。人材採用や登録を人事担当部課が取りまとめるのでなく、直接担当部課や教員に管理させたい場合に使用し、雇用の登録や修正を可能にします。雇用の基本情報はもちろん、承認者、任意の情報を付随させられるタグを登録することができます。
