画面ガイド（管理画面）

勤務登録の各ステータスについて

勤務登録には5つのステータス(状況)があります。それぞれ、以下の通りです。

• 確定待ち：勤務登録を行った直後の状態です。学生が確定操作を行うと承認待ちに変わります。学生が忘れている場合、確定期限までに確定するように督促を行ってください。
• 修正待ち：承認者により差し戻された状態です。学生が、修正、再確定すると再び承認待ちに変わります。学生が忘れている場合、承認期限までに修正、再確定するように督促を行ってください。
• 承認待ち：承認者による確認、承認を待っている状態です。すべての承認者が承認を完了すると、承認済みに変わります。
• 承認済み：承認が完了し、給与支払いの対象となる状態です。
• 処理済み：事務処理が完了した状態です。最終的に勤務登録の全数とこの処理済みの数字が同じになるのが正しい状態です。

各期限について

確定期限と承認期限はそれぞれ以下の通りです。

• 確定期限：利用者(学生)が編集や確定操作を行える期限です。この期限日時を過ぎると編集ロックがかかり、利用者マイページ側からは差し戻しされたものを除き、追加や編集、確定操作ができなくなります。
• 承認期限：承認者(教職員)が承認や差し戻しを行える期限です。また、差し戻しをされた勤務登録を学生が編集、再確定できる期限でもあります。この期限を過ぎると、教職員マイページ側からは承認や差し戻しが一切行えなくなります。

雇用の単位、数え方について

雇用とは、学生ごとかつ仕事ごとに作成されるデータです。例えば授業Aで学生AとBの2人を雇用し、授業Bで学生AとCの2人を雇用している場合、以下のような雇用データが準備されます。

• 1. 学生Aの授業Aの雇用
• 2. 学生Aの授業Bの雇用
• 3. 学生Bの授業Aの雇用
• 4. 学生Cの授業Bの雇用

雇用それぞれで承認者などの設定値を定義できるため、現実に即した承認フローや給与管理を行えます。

承認者の設定方法について

雇用ごとに、承認者を何階層にも設定することができます。承認者の指定方法は以下の4パターンから選べます。

• 部課：指定された部課に属する人であれば誰でも承認できます。
• 部課＋役職：指定された部課に属しかつ、指定された役職の方が承認できます。
• 教職員：指定された教職員個人が承認できます。
• 仮想部課：指定された仮想部課に属する人であれば誰でも承認できます。

オムニバス形式授業の承認者設定方法について

複数の教員が関与するオムニバス形式（リレー形式）の授業では、承認者設定として以下の2つの方向性が考えられます。

• 仮想部課を指定する：授業を担当する教員をあらかじめ仮想部課として設定し、承認者として指定する方法です。雇用データの管理は最小限になる一方、勤務登録の際に「どの教員が担当した授業分か」が不明瞭になり得るため、業務内容に教員名をいれるように学生に指導する等の運用をおすすめします。
• 教員ごとに雇用を作成する：授業かつ担当教員ごとに雇用を分けて作成する方法です。雇用データの数は増えるものの、学生による雇用選択の段階で「どの教員が担当した授業分か」が明確になるため、承認者（教員）側の負担は軽減されます。

その他のオプション設定について

• オブザーバー設定：承認者設定で、承認「不可」にすることで、当該雇用に関する情報や勤怠は参照できるものの、承認には関与しない立場を設定することができます。
• 入力代行設定：承認者設定で、入力「可」にすることで、本人画面で承認者が本人同等の操作を行えるようになります。本人（学生）が知らない間に不正な変更が行われるリスクを低減するため、すでに登録されているデータの時間を変更したり、削除したりした場合には、本人への通知メールが送信されます。

ログイン方法について

システムへのログインは、SSO(シングルサインオン)とメールアドレスの二通りから選択できます。

• SSO：貴学内の学内共通認証基盤と連携した認証です。ユーザーごとに新しくログイン情報を作成する必要がありません。
• メールアドレス：登録されたメールアドレスに確認コードを送信することでログインする方式です。

ログイン方法はユーザー単位で個別に設定できるため、SSOが利用できる方はSSO、そうではない事情がある方はメールアドレス、といった運用が可能です。

メールアドレスについて

ログイン方法がメールアドレスの場合以外は必須ではありませんが、システム内各所からメールを発信する場合の宛先として使用されるため、設定を推奨します。

管理者権限設定について

立場が管理者のユーザーについては、管理者権限設定を行うことで、管理画面内でできること・できないことや、対象のデータを細かく設定することができます。人事担当部課はすべてのメニュー、データを触れるようにする一方で、各学部/研究科の事務局部課は対象データやメニューを絞って運用することが可能です。

メールアドレスについて

登録は必須ではありませんが、部課単位で承認者として設定されている場合に、システム内各所からメールを発信する場合の宛先として使用されるため、グループメールアドレスなどの設定を推奨します。

メールアドレスについて

登録は必須ではありませんが、仮想部課単位で承認者として設定されている場合に、システム内各所からメールを発信する場合の宛先として使用されるため、グループメールアドレスなどの設定を推奨します。

本文内のリンクについて

お知らせ内容本文は基本的には文字列のみですが、リンクを挿入することは可能です。学内の案内PDFや申請用紙ファイルなど、別途学内のデータ領域に保存されたファイルへのリンクと併用するのが便利です。

SSO(シングルサインオン)設定について

SSOはSAML形式に対応していればご利用いただけます。GoogleやMicrosoftなどの大手IDプロバイダーのサービスを利用している場合はもちろん、シボレス認証などでも互換性がある場合がほとんどです。

自動送信メールの設定例について

自動送信メールの設定例としては以下のようなものが考えられます。

• 未確定者へ確定督促：送信対象者を「勤務登録者」、対象状況を「確定待ち」、送信基準を「確定期限」、送信タイミングを「5日前」にすることで、確定期限の5日前に、未確定の勤務登録を持つ勤務登録者（学生）に、指定されたメールテンプレートを送信できます。
• 未承認者へ承認督促：送信対象者を「次の承認者」、対象状況を「承認待ち」、送信基準を「承認期限」、送信タイミングを「3日前」にすることで、承認期限の3日前に、未承認の勤務登録を持つ承認者に、指定されたメールテンプレートを送信できます。

送信されるメールはメールアドレス単位で重複が除去されますので、同じ人に同じタイミングで同じメールが何通も届くことはありませんのでご安心ください。