雇用ごとに付随する情報を管理したい

課題：給与処理に必要なデータが多い

学生アルバイトの勤怠管理は一定期間の勤務登録データを集計した上で最終的には給与処理に回され、実際の給与支払いを行って一連の流れが完了します。勤務時間が集計された数字はもちろん、学生を特定するための氏名や学籍番号、場合によっては、給与支払い用の番号や仮想的に割り当てられた社員番号、内部管理用の資金コードなどが必要になるケースもあるでしょう。

このあたりは大学内の経理処理がどのような仕組みで行われているか、また、給与支払いシステム側の仕様に大きく依存するため、なかなか世の中全体で共通のデータ項目を準備することは困難です。一方で、出力された集計データに加工を加える必要があるのは業務効率を下げてしまうため、給与処理上必要な付随データについても、一元管理できることが望ましいと言えます。汎用性と特殊性のバランスを持ったシステムである必要があります。

Kinmuuなら雇用に関連する情報管理も簡単

Kinmuuなら、勤怠管理や給与処理に必要な関連データについても、簡単に管理することができます。あらかじめ入力欄として用意されたものと、タグとして任意に追加できるものの二通りの設定方法があります。

1. 雇用データの入力欄を活用

雇用の開始日、終了日や名称、説明に加えて、任意登録の項目として、時給欄や資金欄があらかじめ用意されています。時給欄に値を設定することで、集計CSVに列が追加され一緒にダウンロードが可能になる他、勤務登録を集計した時間に対して時給をかけあわせ、支払額として計算した値も一緒にダウンロードできるようになります。資金欄についても、設定を行うことで集計CSVで一緒にダウンロードが可能になる他、資金ごとの予実管理や、分析画面を利用できるようになります。

2. タグ機能の活用

大学内特有の項目などは、タグ機能を活用することで自由に設定することができます。項目名と値のペアで設定できるため、例えば「社員番号」という項目名と、「xxxxxxxx」という値をペアで登録することができます。登録されたタグで検索をかけることもできるため、業務種別等の管理上のデータをセットするのも有用です。

設定されたタグは、雇用データのCSVで一緒にダウンロードできる他、インポートにより一括で更新を行うこともできます。また、勤怠の集計CSVでも列として一緒にダウンロードできるため、給与処理に回すデータにあらかじめ必要なデータがセットされた状態にすることができます。