雇用別に登録、承認、集計したい

課題：業務ごとに承認者が異なる

一般的な勤怠管理システムでは、承認者となる人は通常一人であり、どこの部課に属するかだけでその承認者判定を行うシステムが一般的です。一方で、学生アルバイトの雇用については、その監督者が多岐にわたり、さらに、学生が複数の雇用を掛け持ちすることも珍しくありません。いわば、一人の労働者に複数の承認者が存在する状態が一般的であり、こうした構造に対応できるシステムでなければなりません。

承認する側も、たくさんの学生アルバイトを使っている場合には、誰が誰かがわかりにくくてはミスを生む原因となってしまいます。どの仕事の誰か、というのがわかりやすいかたちで画面に表示され、承認作業に伴う負担を少しでも軽減すべきと言えます。

Kinmuuなら雇用別に登録、承認、集計が可能

Kinmuuでは、雇用ごとに承認者を設定し、承認フローを整備することができます。勤務登録時に適切な雇用を指定するだけで、登録から承認、集計までがスムーズに流れる運用が実現できます。おおまかな流れは以下の通りです。

1. 業務ごとに雇用データを作成し、承認者を設定する

管理画面から、雇用データを作成します。画面からの個別登録や複製登録はもちろん、大量のデータについては、CSVファイルによるインポートも可能です。雇用ごとに承認者を設定できるため、TA業務の雇用についてはA教員、事務補助業務の雇用についてはB課とその課長が承認を担う状態を実現できます。

2. 雇用を指定して勤務登録を行う

登録された雇用は、その雇用が有効（＝開始日から終了日が現在と重なりがある）な場合に学生側の画面から選択できるようになります。利用者は自分が行った業務の雇用を選択し、時間や業務内容とともに勤務登録を行います。

3. 承認者として設定された教職員が承認を行う

利用者により確定（＝提出）された勤務登録は、雇用データに設定された適切な承認者へと流れていきます。A教員や、B課の職員が承認操作を行うことで、いずれの雇用の勤務登録も、承認済のステータスへと変化していきます。

4. 各種CSVエクスポートを行う

承認者による承認が完了し、給与処理に回せる状態になった勤務登録データについては、管理画面内から、雇用ごとや個人ごとといったかたちで集計CSVデータをダウンロードすることができます。雇用ごと集計であれば、指定された雇用ごとに集計されたデータが手に入るため、改めて手元で集計しなおす手間はありません。