資金予算の予実管理を行いたい

課題：雇用原資の予算超過が多い

学生アルバイトの給与支払いの原資となっているものには様々な種類があると思いますが、その予算額が決まっていることがほとんどだと思います。講義単位から学部・研究科単位、資金単位といった様々な粒度がありますが、予算が超過してしまってからの対応では、学生への給与支払いの問題と、予算の問題とが絡まってしまい、どうしても問題が複雑になりがちです。

あらかじめ上限を設けることで回避できるケースもありますが、予算を複数の雇用で共有している場合にはその管理は複雑になってしまいます。上限を設定できない場合には、横断的に予算の消化状況を確認しやすい仕組みを構築した上で、関連する教職員や学生へのコミュニケーションを取るなど、適切なアクションを頻度高く行えるようにすべきです。

Kinmuuなら資金の予実管理も簡単

Kinmuuなら、専用の分析画面を利用することで、資金ごとの予実管理も簡単に行えます。リアルタイムの集計データを基に総時間や消化率が表示されるため、予算を超過してしまう前に、先回りしてアクションを行いやすくなっています。どのような設定、動作になるかを以下にご紹介しています。

1. 雇用データへの資金登録

雇用データの登録時に、資金欄にその雇用の原資となる資金コードを登録してください。ここで設定された資金コードごとに、後述の分析画面で集計されて表示されます。資金コードは任意の文字列を設定可能なため、数字だけで構成されている場合や、文字列との組み合わせ場合など、様々なケースに対応できます。

2. 資金ごとの予算額登録

管理画面内の専用画面から、資金ごとの予算額を登録してください。名称（コード）と金額のペアで登録することで、分析画面での消化率計算に使用されます。

3. 資金分析画面の確認

資金分析画面にアクセスすることで、資金ごとの総勤務時間や予算消化率を確認することができます。チェック操作により学生や承認者（雇用監督者）にメールを送ることもできるため、この画面を起点に予算超過を防止するためのコミュニケーションをとることができます。集計期間は任意に設定できるため、年度単位や月単位、先週1週間での数字といった具合に、様々な期間でのチェックも可能です。