SA（スチューデント・アシスタント）とは
SAとは、主に学部生に対しての制度で、大学教育における様々な業務補助を行うことが想定されています。新入学生への補助に特化しているところもあれば、より広い業務範囲を定義している大学もあり、その運用方法は様々です。
SAの勤怠管理の特徴
SAの勤怠管理は、一般的な勤怠管理とは異なる性質を持っています。以下に、いくつかの項目に言及してご紹介しています。
キャンパス内雇用が前提であることが多い
大学内にすでに通学している学部生が対象となる仕組みのため、同じキャンパス内での雇用であることがほとんどです。そのため、交通費はキャンパス間の移動分だけということも多く、シンプルな報酬形態であることが多いのが特徴です。
業務内容が多岐にわたる
SAの業務内容は本当に様々です。授業の教育補助から、実験の準備補助といったものにはじまり、新入学生のサポートや、留学生のサポート、さらには大学独自の学科の特色を活かしたSA業務まで多岐にわたります。その期間も様々で、短期間のものから学期単位や年単位のものまで含まれます。
短期から長期まで様々な雇用期間
新入学生のサポートなどは春学期に集中することが多く、そうした繁忙期にだけ雇用されるケースもあります。一方で、メンター的な業務を担う場合には学期単位や年度単位で継続するようなケースもあり、雇用人数が時期により変動するのも特徴です。
SAの勤怠管理の課題
前述の特徴から、汎用的な勤怠管理では何が問題になるのか、SAの勤怠管理上の課題について以下にご紹介しています。
SA側の入力負担が大きい
これはSAに限った話ではない部分もありますが、様々な業務に従事することが多いため、その勤怠登録の負担が大きくなりがちです。紙での提出を求めている場合などは、その資料を作成するための時間も無視できません。また、掛け持ちをしているSAの場合や、特定の時期に集中的に業務が発生するようなSAの場合には、大量の勤務登録負担を軽減できるかが重要になります。
雇用契約を逸脱するリスク
雇用契約時点では、労働時間や出勤日が明確に規定されないこともあり、そうした場合に便利な労働力として制限なく使われてしまうリスクがあります。現場レベルでの人的リソースの管理はあくまで雇用監督者に任されるため、そこで雇用契約を逸脱した就業が行われてしまうリスクをはらんでいます。SAといえど一労働者であることには変わりなく、人事担当部署としては適切な労働管理が行われやすい環境を作ることが求められます。
複数雇用と業務負荷のコントロール
SAもTAと同じく、複数雇用による問題が起こりがちです。優秀な学生であればひっぱりだこになることも珍しくなく、複数のSA業務を兼務することもあるでしょう。そうした場合には勤怠集計や承認プロセスにおいて、雇用別に取り扱う必要がでてきてしまいます。
また、時期的にどうしても業務量が集中することも多く、勤怠の入力から承認、給与支払いまでのプロセスをできる限りスムーズかつスピーディーに行う必要があります。最後は担当部課が気合いで乗り切る、といった状態が恒常化しているようであれば、改善する必要があると言えます。
Kinmuuで実現するSAの効率的な勤怠管理
Kinmuuのサービスを利用することで、SAの勤怠管理は非常に効率的になります。ここではいくつかのポイントでそのメリットをご紹介しています。
勤務状況の可視化、定量化が可能
Kinmuuでは、登録された勤務内容をもとにした集計をリアルタイムかつ容易に確認することができます。集計データは総合計でも、雇用別でも確認できるため、人単位や雇用単位で適切な労働管理が行われているかが把握しやすくなります。
また、雇用単位や全体での制限を設定することもできるため、働きすぎや、想定されていない就業を未然に防止することができます。学内規定で、年度単位での上限労働時間が決まっている場合などに便利です。同時に、従来は人事担当部課による手動でのチェックに依存していた部分が自動化されることで、人事担当部課の業務負担が軽減されるのはもちろん、誤ったデータが承認プロセスに入るのを防ぐことで、余計な差し戻しや出戻りの回数を減らすことができます。
入力、承認がワンストップで効率的に可能
Kinmuuでは、SAが利用する画面はスマートフォンでの利用も想定した画面づくりを行うとともに、よく使う就業パターンは簡単に呼び出せるようにするなど、入力負担を軽減する様々な機能を用意しています。また、監督雇用者である教職員向けの画面でも、一括チェックでの承認や差し戻しなど、効率的に承認作業を行えるように配慮しています。SAである学生は帰宅途中の電車やバスの中で勤怠登録を行うこともできるため、登録率が向上します。
従来の紙への記入やエクセルファイルへの入力と比べて、利害関係者全体がより快適になるように設計されていますので、ミスやエラーが減ることはもちろん、運用規模の大小に関わらず、業務効率が高まる効果が期待できます。
