RA（リサーチ・アシスタント）の勤怠管理

RAの勤怠管理の特徴

RAの勤怠管理は、一般的な勤怠管理とは異なる性質を持っています。以下に、いくつかの項目に言及してご紹介しています。

キャンパス内雇用が前提であることが多い

大学内にすでに通学している大学院生が対象となる仕組みのため、同じキャンパス内での雇用が原則であるというところが多いようです。そのため、交通費の支給がそもそも想定されていなかったり、雇用されている人の属性に応じて支給されるという場合もあります。その交通費支給額も実費精算のパターンもあれば、あらかじめ算定された金額を出勤回数に応じて支給というパターンもあるようです。

TA業務との掛け持ちも多い

RAもTAも対象が大学院生であることもあり、RAをやりながらTAも掛け持ちで担当している、ということも珍しくありません。担当教員が同じこともあれば異なることもあるため、そのパターンは大学の数、学生の数だけ存在すると言えます。

進捗報告が求められることもある

他の学生アルバイト業務と異なり、活動の進捗状況の報告が求められることがあります。取り組んでいる業務の報告書を定期的に提出するところもあれば、普段は進捗率だけを報告させるといった運用のところもあるようです。その提出方法も紙やメール添付、別の管理システムへの入力など様々です。

自身の研究活動とRAとしての業務が地続きであることも多い

RAの業務によっては、その業務を行う場所も、行う時間も、学生自身の研究活動との線引きが明確ではないケースもあります。研究室に数時間こもって実験を行っていた内の半分は自身の研究のため、もう半分はRAとしての業務のためといったことも珍しくなく、両方の活動の区別が曖昧になりやすい構造とも言えます。

RAの勤怠管理の課題

前述の特徴から、汎用的な勤怠管理では何が問題になるのか、RAの勤怠管理上の課題について以下にご紹介しています。

実態や進捗の管理

交通費を支給するのであれば、どういった移動するかを把握する必要がありますし、活動場所に応じて交通費を算出するのであれば、どこで業務に従事したかを数えられる仕組みが必要です。また、進捗状況や報告書を求めるのであれば、そうした関連する情報も同じ仕組み上で登録できることが求められます。

これはあっち、それはこっちといったように、一元管理しきれていない状況になると、登録する側の負担も大きくなりますし、それをチェック・承認する側の負担も大きくなります。自動的にチェックできなくもなるため、人間の目によるチェックがどうしても残り続けてしまいます。

他の業務との共存、区別

RAを担当する学生はTAを兼務していることも多く、そうした異なる仕事の勤怠と区別する必要があります。当然、それぞれの仕事で承認者は異なることもあり得るため、それぞれ適切な承認者に流れていく仕組みが必要でしょう。同様に、自身の研究活動との区別もつけて勤怠を登録しやすくする工夫も必要になります。勤務時間を柔軟に登録できることで、こうした細かい労働実態を正確に把握することが可能になるでしょう。

また、こうした複数の仕事の勤怠を、合算してチェックや制限をかける機能も必要になります。掛け持ちをしているからといって、同じ時間に複数の仕事をするということはありえませんし、そういった間違いを見逃すと給与支給額がおかしくなってしまいます。そうした誤登録は早い段階で自動チェックし、弾く仕組みが必要になります。

Kinmuuで実現するRAの効率的な勤怠管理

Kinmuuのサービスを利用することで、RAの勤怠管理は非常に効率的になります。ここではいくつかのポイントでそのメリットをご紹介しています。

移動回数や勤務場所を集計可能

Kinmuuでは、あらかじめ登録された移動パターンを、勤務登録の際に一緒に登録することができます。キャンパス間の移動回数を数えたいというケースでも使えますし、在宅勤務なのか大学に出勤したのかを数えたい、といったケースにも応用可能です。登録された数を集計CSVに列として出力するため、その回数に交通費額を掛け合わせることで交通費支給額が算出可能です。

交通費支給額があらかじめ決まっていないようなケースでは、経費精算機能（※有償オプション）を用いることで、起点と終点による運賃検索で経費精算を行うことも可能です。必要なレベルに応じて選択いただけます。

ファイル添付による報告書提出が可能

Kinmuuでは、ファイル添付設定を有効にすることで、RAの仕事にだけ報告書の添付を求めるといったことが可能です。報告書以外にも自由なファイル添付が可能になるため、学内で求められる要件に応じて運用いただけます。ファイル添付までは不要という場合には、業務内容欄に自由入力で進捗状況や簡単な報告を記述いただくシンプルな運用も可能です。

掛け持ち分も混ざらず柔軟に制御

Kinmuuでは、掛け持ちで複数の仕事をしている場合でも、それぞれの時間重なりの自動チェックはもちろん、合算しての制限や、個別での制限等、様々な自動チェックを行うことが可能です。学生側は勤務登録を一箇所で行えるようになりますし、雇用監督者は自分に関係あるものだけが承認依頼として流れてくるため、運用フロー全体としての精度が上がると同時に、業務負担を大きく下げることが可能です。